O Japão é um país que, para nós, ocidentais, é cheio de mistérios. Ele é um dos mais populosos do mundo, é polo de desenvolvimento tecnológico e, claro: um exemplo quando o assunto é organização. Quem não se lembra da torcida japonesa recolhendo lixos dos estádios depois de jogos da Copa do Mundo? 

Recentemente, a japonesa Marie Kondo ganhou fama mundial ao compartilhar em uma série de TV seu método de organização de roupas, itens de cozinha e de toda a casa. E no campo da organização, o Japão também nos presenteou com outra técnica: a Metodologia 5S. Você já ouviu falar nela? 

É uma técnica que tem como objetivo principal aumentar a produtividade e eficiência operacional de empresas. Ela tem como propósito criar um sistema eficiente e simples para processos organizacionais para companhias de qualquer tamanho ou porte. 

Trata-se de um processo de melhorias de qualidade contínua, com caráter evolutivo e participativo. Por isso, demanda colaboração, dedicação e comprometimento de todos da empresa: desde alta direção e gestão, passando por setores administrativos até equipes operacionais. 

A metodologia foi criada na década de 1950 e, mesmo tendo mais de 60 anos, ainda é muito efetiva nos dias de hoje. O segredo da efetividade está na criação de processos mais simples e organizados. Aqui, vamos falar um pouco sobre cada uma das suas etapas, mais detalhes sobre a sua origem, e como implementar na gestão de manutenção da sua empresa. Continue lendo para aprender mais.

As origens do 5S

A segunda guerra mundial teve consequências desastrosas para a economia japonesa. Depois da derrota para os Estados Unidos e o fim da guerra, o país viveu um momento de recessão com inflação fora de controle e escassez de alimentos. A metodologia 5S surgiu nessa época em que o país tinha grande necessidade de retomar sua eficiência industrial e econômica.

O método surgiu a partir do aperfeiçoamento do controle de qualidade norte-americano com o objetivo de aumentar a competitividade da indústria japonesa e evitar desperdícios no período pós-guerra.

A aplicação da metodologia contribuiu para a expansão da indústria japonesa que passou a ser uma referência mundial em qualidade, virando praticamente um adjetivo na hora de falar em bons resultados: Qualidade no Estilo Japonês. 

Por conta da sua eficiência, rapidamente o método se expandiu para indústrias ocidentais. A sua simplicidade de aplicação e facilidade de manutenção foram os principais atrativos para utilização por outras empresas. Hoje ela é usada para organizar e otimizar não só processos, mas layouts de escritórios, fábricas e espaços organizacionais em geral, gestão de documentação e muito mais. 

A evolução da tecnologia aumentou seu potencial – assim como a sua necessidade. Apaixonados por técnicas de organização e processos aplicam até mesmo na vida pessoal. 

No fim, o que foi criado para superar os efeitos da guerra e evitar desperdícios em uma época de escassez, se tornou uma das técnicas de gestão de processos mais usadas em todo o mundo.

Cada S é a inicial de um termo em japonês que quer dizer “senso”. Ou seja, a metodologia é baseada em 5 sensos de organização. Mesmo sem uma tradução exata, eles são entendidos, em português, como 

  • Senso de Utilização; 
  • Senso de Organização; 
  • Senso de Limpeza; 
  • Senso de Saúde;  
  • Senso de Autodisciplina. 

Vamos entender agora o que significa cada um desses sensos e como implementá-lo na gestão da sua companhia.

Seiri

O primeiro S é de Seiri, em português, Senso de Utilização e Descarte. Ele tem como objetivo separar o que é útil do que é desnecessário para a realização do trabalho. É um dos pontos que tem como principal foco a organização do ambiente profissional.

A premissa é muito simples: manter por perto aquilo que é estritamente necessário no dia a dia de trabalho. Dessa forma, o ambiente fica mais limpo, ganha-se mais espaço e, consequentemente, mais produtividade para executar as tarefas diárias. Outro benefício dessa ação é a facilidade de manutenção e limpeza do espaço, que acontece de forma mais simples por possuir menos itens.

Para chegar a esse ponto, é necessário classificar, entre todos os itens disponíveis, quais são realmente importantes para o trabalho diário. Tudo que for considerado desnecessário deve ter um novo destino, seja doação, encaminhamento para outras pessoas que vão usar mais ou, simplesmente, o descarte. Os itens que são utilizados com menos frequência devem ser armazenados em outro lugar.

Um fato interessante sobre essa etapa é que, na maioria das vezes, ao ser executada, percebe-se como armazenamos papéis e itens desnecessários que ficam ali apenas para tumultuar o espaço. 

Seiton

O segundo passo é o Seiton, ou Senso de Organização e Arrumação. Esta etapa tem como objetivo organizar todos os itens e identificá-los para que qualquer pessoa, que trabalhe no setor diariamente ou não, possa localizá-los facilmente.

Após definir o que é essencial, deve-se armazenar e posicionar todos os itens selecionados de forma estratégica. Aquilo que é usado com mais frequência fica em um local de mais fácil acesso. Já aquilo que é menos utilizado, em um local de menos destaque. A etiquetagem é fundamental para contribuir com a organização e localização dos itens.

Este processo contribui também para um controle de estoque mais eficiente da empresa. Com mais clareza dos itens usados no trabalho, é possível controlar com mais facilidade a disponibilidade de produtos e ativos e daqueles que precisam de reposição.

Seiso

O Seiso trata do Senso de Limpeza. Nesta etapa, a conscientização é um dos pontos mais importantes. É fundamental alertar os funcionários tanto sobre a importância de criar uma rotina de limpar equipamentos, mesa de trabalho, gavetas e, até mesmo, pastas e arquivos em computadores e nuvens. Mas, também, sobre a necessidade de limpar aquilo que se usou e sujou ou, mesmo, organizar novamente o que foi tirado do lugar. Ao criar esse hábito, perde-se menos tempo em grandes processos de limpeza e organização.

Seiketsu

Esta etapa preza pelo Senso de Saúde e Higiene. E o propósito é mais amplo do que parece. O Seiketsu é um complemento de todas as etapas anteriores, já que preza por manter os processos de trabalho e o ambiente, em si, mais práticos, intuitivos e confortáveis. Isto tem um impacto direto não apenas na produtividade mas, também, no psicológico dos funcionários.

O aspecto da saúde tem relação com estado dos banheiros, espaços de alimentação e, até mesmo, questões de ergonomia no trabalho – como mesas e cadeiras, para quem trabalha o dia inteiro sentado e equipamentos de segurança, para quem atua nas fábricas. Qualidade da iluminação, ventilação e segurança são outros pontos considerados nessa etapa.

Shitsuke

Por fim, o Shitsuke é o Senso de Disciplina. Ele tem como objetivo manter a execução das etapas anteriores. Dessa forma, a conscientização e os bons exemplos da liderança são fundamentais para que funcionários sejam motivados a executar as etapas anteriores de forma espontânea, natural e com consciência dos benefícios que terão no dia a dia.

A metodologia tem ganhado novas vertentes e, até mesmo, novos termos, chegando até mesmo a 8S. Estas novas nomenclaturas e etapas são adaptações feitas para atender diferentes frentes de gestão. No fim das contas, todos esses novos métodos tratam da mesma lógica dos 5S: melhorar a produtividade e eficiência das operações por meio de um ambiente de trabalho mais organizado. 

A metodologia 5S é evolutiva e colaborativa. Por isso, não só no setor de manutenção mas em todos os outros ele deve ser acompanhado sistematicamente para que seja aplicado e seguido.